BAB 1

PENDAHULUAN 

      a.    Latar Belakang

Hotel merupakan fasilitas yang sudah menjadi kebutuhan yang sangat penting bagi masyarakat meliputi kebutuhan traveling antar kota dalam urusan bisnis maupun wisata. Hotel yang terletak di tengah kota dengan prospek yang menjanjikan tentunya memerlukan suatu system reservasi demi kelancaran pelayanan. Hotel dengan pelayanan yang memuaskan dan menyediakan fasilitas kamar dengan beberapa kelas, laundry, hingga restoran pasti akan banyak dikunjungi para tamu yang akan menginap. Mengingat banyaknya jumlah tamu yang berkunjung, maka masalah dalam pengelolaan informasi persediaan kamar, layanan kamar, laundry hingga restoran menjadi sangat penting. Oleh karena itu, perlu kiranya dibuat sebuah sistem informasi reservasi hotel sehingga pengelolaan informasi persediaan kamar, daftar harga kelas dan layanan kamar, pengelolaan daftar tamu, pencarian daftar tamu dan kamar, pengelolaan daftar tamu cheek-in dan cheek-out, pencetakan laporan harian, mingguan, bulanan dapat dilakukan secara cepat, mudah dan akurat.  

b.      Ruang Lingkup

Adapun ruang lingkup dari sistem informasi reservasi Hotel ini adalah sebagai berikut :

1.   Pembangunan data base harga kelas kamar, layanan kamar.

2.   Mengelola kamar kelas dari stok kamar hingga harga kamar.

3.   Mengelola daftar tamu

4.   Menu pencarian daftar tamu dan kamar.

5.  Mengelola cheek in dan cheek out tamu.

4.   Pembuatan sistem yg dapat mengeluarkan /cetak laporan transaksi dan kegiatan     harian, mingguan dan bulanan.

c.      Tujuan Proyek

Tujuan dari pengembangan Sistem Informasi Reservasi Hotel ini dapat dijabarkan sebagai berikut :

1. Menghasilkan perangkat lunak untuk aplikasi Sistem informasi reservasi hotel yang memiliki fitur-fitur standar seperti informasi data kamar dan kelas yg kosong dan terisi, data tamu, data transaksi cheek-in dan cheek-out, pembuatan laporan harian, mingguan, bulanan dan sebagainya.
2.  Dengan adanya sistem informasi ini diharapkan dapat membuat proses administrasi hotel menjadi teratur dan akurat serta informasi yang diperlukan dapat disajikan dengan cepat, tepat, akurat. 
3. Sistem informasi ini dapat digunakan untuk membantu dalam mengetahui data kamar dan kelas yg kosong dan terisi, laporan kegiatan dan transaksi hotel harian, mingguan, bulanan, dan mendapatkan hasil laporan yang akurat dan benar . 
4. Data record transaksi dapat tersimpan dengan aman. 
5. Dapat meminimalisir bahkan menghilangkan kesalahan-kesalahan yang mungkin seperti yang terjadi jika menggunakan pencatatan secara manual. 
6. Dapat mengetahui dengan cepat dan mudah kamar dan kelas yang paling laku sehingga dapat menambah service pelayanan kamar yang lebih memuaskan. 
7. Mempermudah pencarian data transaksi cheek-in cheek-out dan data tamu yang berlangsung beberapa hari/minggu /bulan sebelumnya. 
8. Dapat mencegah adanya data-data yang hilang seperti halnya yang kadang terjadi jika melakukan pencatatan secara manual. 

d.      Keuntungan yang Diharapkan

Dengan adanya sistem informasi reservasi hotel ini diharapkan akan menghasilkan sistem administrasi hotel yang baik dan akurat, mempermudah kerja resepsionist dan admin dalam pencarian data kamar dan kelas serta data tamu. Dan pembuatan laporan harian, mingguan, bulanan sehingga mendapatkan efisiensi waktu dan keakuratan data.

BAB II

DESKRIPSI SISTEM INFORMASI / PERANGKAT LUNAK

a.      Deskripsi Sistem

Sistem ini merupakan sistem yang dapat melakukan proses pengumpulan data dan penyajian informasi secara otomatis tentang daftar harga kamar dan kelas, data kamar kosong dan yg terisi, data cheek-in cheek-out serta data tamu. Input data dari computer recepsionist dan admin  yang akan diproses sehingga menjadi data yang akurat. Keluaran dari system ini berupa data yang bersifat update sehingga dapat membantu kerja resepsionis dan menunjang system administrasi hotel.

 

b.      Teknologi yang Digunakan

Perangkat keras yang digunakan dalam system ini adalah perangkat keras yang mendukung proses penerimaan pengolahan data. Perangkat yang dibutuhkan adalah :

1.      Perangkat komputer dengan system operasi Windows 7 Ultimate, prosesor Intel Core Duo.

2.      Jaringan LAN yg menghubungkan antar computer recepsionist dengan admin.

Perangkat Lunak :

1.      Windows 7 Ultimate sebagai sistem operasi.

2.       Visual basic 6.0

3.       MySQL sebagai server database.

c.   Batasan Sistem 

Untuk menghindari meluasnya pembahasan dalam system informasi ini, maka penulis memiliki beberapa batasan masalah, antara lain: 

1.  Sistem Informasi Reservasi Hotel akan dibangun dengan menggunakan program Visual Basic 6.0 dan MySQL sebagai server databasenya
2. Pengambilan inputan data berdasarkan data yang diperoleh dari Hotel.
3.  Sistem informasi yang akan dibangun hanya menampilkan dan menyajikan informasi data kamar dan kelas yg kosong dan terisi, data tamu, data transaksi cheek-in dan cheek-out, pembuatan laporan kegiatan dan transaksi hotel per-harian, mingguan, bulanan dan sebagainya..

BAB III

METODOLOGI KERJA

a.      Survey Kebutuhan

Mempelajari proses bisnis yang berlangsung di Hotel,  mengidentifikasi  fungsi-fungsi bisnis yang diperlukan sehingga bisa disimpulkan kebutuhan aplikasi perangkat lunak secara pasti.

b.      Analisis dan Perancangan Sistem

Melakukan desain sistem secara detail, mulai dari Context  Diagram,DataFlow Diagram (DFD),  desain file, desain tabel,  relasi tabel dsb sehingga membentuk sistem lengkap sesuai dengan fungsi-fungsi bisnis yang dikehendaki.

c.       Pemrograman

Melakukan coding untuk merealisasikan desain fungsi yang telah dibuat.Jumlah baris coding ini turut menentukan besar-kecilnya harga perangkat lunak yang dibuat.

d.      Pengujian

Dilakukan untuk mengetahui apakah pekerjaan pemrograman telah dilakukan secara benar sehingga bisa menghasilkan fungsi-fungsi yang dikehendaki. Pengujian juga dimaksudkan untuk mengetahui keterbatasan dan kelemahan program aplikasi yang dibuat untuk sebisa mungkin dilakukan penyempurnaan.

e.       Dokumentasi

Dalam sebuah proyek bisa terdiri dari beberapa dokumen. Dokumen dibuat untuk melihat  kemajuan proyek yang sedang dikembangkan, sebagai referensi untuk troubleshooting bila terjadi kendala, sebagai pedoman operasional dsb. 

f.       Pelatihan

Sebelum diserah terimakan ke user, pihak developer proyek perangkat lunak bertanggung jawab melatih  user atau operator /recepsionis /reservasi Hotel yang hendak mengoperasikan program aplikasi yang telah dibuat.  Pihak pengembang juga berkewajiban memberikan informasi yang benar dan terbuka sehingga tidak menyulitkan para pengguna di kemudian hari.  

g.      Pemeliharaan

Proyek perangkat lunak tidak bisa selesai begitu saja setelah diserahterimakan, tetapi masih berlanjut hingga tenggat waktu yang cukup untuk memastikan bahwa produk perangkat lunak yang telah diserahkan tersebut bisa beroperasi dengan baik dan tidak ada kendala yang berarti.

h.      Tenaga Ahli

Untuk melaksanakan proyek sistem informasi reservasi Hotel ini disiapkan SDM 4 orang dengan peran rangkap seperti dalam tabel di bawah ini :

No	Nama	Peran
1	Dwi Indra Prasetya	Kordinator tim,Dokumentasi
2	M.Dede Sudrajat	SDM Studi Kelayakan,Dokumentasi
3	Galih Prasetya Wibowo	SDM Studi Kelayakan,Desain Fungsi,Training
4	Surya Aditya	Programmer,Testing,Pemeliaharaan

i.      Struktur Organisasi

 

j.      Penjadwalan Proyek

Task	Start date	Duration(day)	End date
Study kelayakan	5/1/2014	5	5/6/2014
Desain fungsi	5/11/2014	1	5/12/2014
Pemrograman	5/21/2014	15	6/5/2014
Pengujian	5/31/2014	10	6/10/2014
Pelatihan	6/10/2014	20	6/30/2014
Pemeliharaan	6/20/2014	48	8/7/2014
Dokumentasi	6/30/2014	20	7/20/2014

a    k.   Rencana Anggaran Biaya

No	Kegiatan	Jumlah
1	Studi kelayakan	300.00.00
2	Desain fungsi	750.000.00
3	Pemrograman	2.000.000.00
4	Pengujian	250.000.00
5	Pelatihan	500.000.00
6	Pemeliharaan	600.000.00
7	Dokumentasi(50 hal)	100.000.00
Jumlah Total		4.500.000.00

BAB IV

PENUTUP

aa.      Kesimpulan

            Hotel menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya, menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka, dan membuat berbagai laporan-laporan yang dibutuhkan oleh manajemen dalam mengambil keputusan.

bb.    Saran – Saran

                    Membangun sistem informasi dibandingkan berdasarkan biaya dan keuntungan secara relatif. Biaya adalah kebutuhan pembayaran untuk perancang dan pengoperasi sistem informasi. Keuntungan adalah nilai atau kondisi tambahan sebagai hasil implementasi

sistem informasi.

DAFTAR PUSTAKA

1.      HM., Yogiyanto, Analisis dan Disain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta, 1995.

2.      Lucas JR, Henry C., Analisis, Desain, Dan Implementasi Sistem Informasi, Penerbit Erlangga, Edisi Tiga, Jakarta, 1987.